كيفية كتابة تقرير بشرح طريقة احترافية ، هي ما يجب على الطالب في المدرسة والموظف في أي مؤسسة تعلمه وإتقانه. تتطلب بعض المهام الأكاديمية إعداد التقارير، وكذلك مجال الأعمال، عندما يواجه العديد من الأشخاص طلبًا للحصول على “تقرير” من أحد كبار المديرين، فإنهم يكافحون لمعرفة ما يكتبونه، فهم مرتبكون بشأن أسلوب الكتابة وما يجب تضمينه، واللغة المستخدمة، وطول المستند، وعوامل أخرى، في هذه المقالة، نوفر لك معلومات مهمة حول إعداد التقرير.

تعريف التقرير

في الأوساط الأكاديمية، هناك بعض التداخل بين التقارير والمقالات، وأحيانًا يتم استخدام الكلمتين بالتبادل لمعنى واحد، ولكن من المرجح أن تكون هناك حاجة إلى التقارير في الأعمال والموضوعات العلمية والتقنية وفي مكان العمل، بينما يعرض المقال الحجج والاستنتاجات، يركز التقرير على الحقائق. التقرير عبارة عن مستند قصير وحاد ومختصر مكتوب لغرض معين ولجمهور معين، والذي يحدد بشكل عام ويحلل موقفًا أو مشكلة معينة، وغالبًا ما يقدم توصيات للعمل المستقبلي.

التقرير عبارة عن ورقة حقائق يجب أن تكون واضحة ومنظمة بشكل جيد. وتجدر الإشارة إلى أن متطلبات الشكل والمحتوى الدقيق للتقرير تختلف بين المنظمة والأقسام وفي الدراسة بين الدورات، من مدرس إلى مدرس، وكذلك بين المواد، لذلك من المفيد معرفة ما إذا كانت هناك أي إرشادات محددة قبل أن تبدأ في كتابة تقريرك.

كيفية كتابة تقرير بشرح طريقة احترافية

عند إعداد التقرير يجب عليك اتباع الخطوات الصحيحة المعتمدة لإعداد التقارير، وعلى الرغم من أن خطوات كتابة التقرير قد تختلف حسب نوع التقرير، وقد تختلف أيضًا وفقًا للمعلم أو المدير والمحتويات التي يجب أن تكون مضمن في التقرير، هناك مجموعة من الخطوات الأساسية التي يمكن اتباعها لكتابة تقرير نقوم بإدراجها لك على النحو التالي

تحديد وتعريف المشكلة

يجب على المرء أن يدرك ما هي المشكلة التي ستكون موضوع التقرير. ثم يجب عليه تحديد المشكلة من خلال الإجابة على الأسئلة الخمسة التالية

  • ماذا يدرس التقرير
  • لماذا نحتاج مثل هذه الدراسة
  • متى نحتاج مثل هذه الدراسة
  • أين نحن بحاجة إلى التحقيق
  • من الذي سيتم التحقيق فيه

تحديد الغرض من الدراسة ونطاقها

عليك أن تعرف ما هو الغرض من أي دراسة، ومناقشة الأسباب، ثم لتسهيل الدراسة عليك تحديد النطاق الدقيق، على سبيل المثال افترض أن هناك مشكلة في إدارة العمل تتطلب التحقيق ؛ سيكون الغرض من هذا التقرير من الدراسة هو اكتشاف تلك العوامل التي تؤدي إلى الصراع بين العمال والإدارة، في حين أن النطاق سيكون عمال المصنع والسلطة المختصة في المصنع.

تطوير الفرضية

لحل المشكلات، يجب على الباحث تطوير الفرضيات. الفرضية هي بيان أو تفسير مؤقت لأي مشكلة. على سبيل المثال، إذا كان التحقيق مطلوبًا لمعرفة مشكلة إدارة الأعمال، فقد تكون الفرضية على النحو التالي

  • هناك فجوة اتصال كبيرة بين الإدارة والموظفين
  • تتجاهل الإدارة دائمًا الرضا الوظيفي للعمال.

حدد المصطلحات بوضوح

قد يكون هناك العديد من المصطلحات المربكة المتعلقة بالدراسة وتتطلب تعريفًا واضحًا، لذلك يجب أن تقدم تعريفًا مختلفًا للمصطلحات المربكة وأن تكون جيدًا، على سبيل المثال، الرضا الوظيفي يعتمد على شخص لآخر، لذا فإن نوع الرضا الذي الإدارة التي تتجاهل يجب تحديدها بشكل صحيح.

مصطلح “العمل” هو أيضًا مصطلح محير لأنه قد يكون هناك عمالة في المصنع أو عمالة عامة، لذلك يجب تحديد مشكلة العمالة بشكل صحيح. أيضا، مصطلح “الوقت” محير. نظرًا لأنه قد يكون قصير الأجل أو طويل الأجل، فأنت بحاجة إلى الإشارة إلى المدة التي يجب أن يتم فيها تحديد المشكلة بين العمال والإدارة بشكل صحيح.

حدد الجمهور

التقارير مخصصة للقراء، وعليك تحديد من هم قراء التقرير. على سبيل المثال، عندما يُطلب منك تقرير تحليل التكلفة والحجم والربح للإدارة ذات المستوى الأعلى، فلن يكون التقرير لعمال المصانع أو الغرباء، بل تقريرًا سريًا سنويًا (ACR) للإدارة العليا وليس للعمال. لذلك، يجب أن تأخذ في الاعتبار معرفة واهتمام قرائك أثناء إعداد أي تقرير، لأن التقرير يجب أن يكون موجهًا للقارئ.

جمع البيانات

لحل المشكلة، نحتاج إلى أساس معقول وبالتالي نحتاج إلى جمع البيانات. البيانات من نوعين على النحو التالي

  • البيانات الأولية البيانات التي تم جمعها من البحث أو الملاحظة أو التجربة أو المسح.
  • البيانات الثانوية البيانات التي تم جمعها من المكتبة.

تنظيم وتحليل وتفسير البيانات

يجب أن يتم ترتيب البيانات المجمعة بشرح طريقة منظمة، أي يجب ترتيب البيانات على أساس منطقي مثل الوقت والكمية والمكان، يتضمن التحليل عادةً فحص البيانات المجمعة بحثًا عن الأخطاء المحتملة وإجراء التحرير المناسب للتأكد من دقتها واكتمالها، بعد تنظيم البيانات وتحليلها، حان الوقت لتفسير البيانات من حيث المعنى المنطقي، حيث أن تقييم البيانات مهم لاستخلاص أي استنتاج منطقي.

تفصيل العمل

بمجرد تشكيل النمط النهائي للتقرير في ذهن الكاتب، يجب عليه إعداد مخطط تفصيلي لكتابة التقرير. في هذا الرسم البياني، يتم ذكر المشكلة، ويتم تسجيل الحقائق، ويتم تحليلها بإيجاز ويتم استخلاص النتائج المنطقية، اعلم أن الخطوط العريضة ليست ضرورية، لكنها تساعد في كتابة تقرير منظم.

كتابة التقرير النهائي

المرحلة الأخيرة هي كتابة التقرير، وعلى الكاتب أن يتأكد من أن لغة التقرير بسيطة وخالية من الأخطاء النحوية، لأن نجاح أو فشل كل الجهود المبذولة للتقرير قيد الدراسة يعتمد بشكل مباشر على حسن العرض والإعداد. من التقرير.

نموذج كتابة تقرير قابل للطباعة

سنقدم لك أدناه نموذجًا لكتابة تقرير باللغة العربية وآخر باللغة الإنجليزية يمكنك استخدامه، مع الأخذ في الاعتبار أن التقارير تختلف باختلاف النوع والكيان المقدم إليها

من أنواع التقارير

بعد أن تحدثنا عن خطوات كتابة تقرير ناجح، من الضروري ذكر أنواع التقارير، وعلى الرغم من أن السلطات لم تنشئ تصنيفًا عالميًا للتقارير، إلا أن هناك فئات شائعة الاستخدام من التقارير، وهي توفر تصنيفًا لـ دراسة التقارير، ويتم تصنيف التقارير في بعض الأحيان إلى أساس منسق، يمكن تضمين جميع التقارير تقريبًا في معظم الفئات، ويمكن تضمين تقرير واحد في عدة فئات، سنقوم بإدراجك في المجموعة التالية من تصنيفات التقارير المستخدمة

التقارير الرسمية أو غير الرسمية

يتم تنظيم التقارير الرسمية بعناية ؛ إنها تؤكد على الموضوعية والتنظيم، وتحتوي على الكثير من التفاصيل، وتتم كتابتها بأسلوب يميل إلى إزالة عناصر مثل الضمائر الشخصية، عادة ما تكون التقارير غير الرسمية عبارة عن رسائل قصيرة ذات استخدام عادي وغير رسمي للغة، ويمكن وصف المذكرة الداخلية عمومًا على أنها تقرير غير رسمي.

تقارير قصيرة أو طويلة

من الواضح أن المذكرة المكونة من صفحة واحدة قصيرة، والتقرير الطويل، على سبيل المثال، يتكون من عشرين صفحة، لكن أين الخط الفاصل ضع في اعتبارك أنه كلما أصبح التقرير أطول، فإنه يأخذ المزيد من خصائص التقارير الرسمية.

التقارير الإعلامية أو التحليلية

تقارير إعلامية مثل ؛ التقارير السنوية والتقارير المالية الشهرية والتقارير المتعلقة بتغيب الموظفين تحمل معلومات موضوعية من منطقة في المنظمة إلى منطقة أخرى، أما التقارير التحليلية المستخدمة في البحث العلمي وتقارير الجدوى والتقييمات العقارية فتستخدم في محاولات حل المشكلات.

تقرير الاقتراح

الاقتراح هو تباين في تقارير حل المشكلات. الاقتراح هو وثيقة تهدف إلى وصف كيفية تلبية المنظمة للاحتياجات الأخرى. تعلن معظم الوكالات الحكومية عن احتياجاتها من خلال إصدار “طلبات تقديم العروض” أو RFPs، ويحدد RFP الحاجة ويقوم الموردون المحتملون بإعداد تقارير عروض توضح كيف يمكنهم تلبية هذه الحاجة.

التقارير الرأسية أو الجانبية

يشير هذا التصنيف إلى الاتجاه الذي يتحرك فيه التقرير. التقارير التي تشير إلى التسلسل الهرمي لأعلى أو لأسفل هي تقارير عمودية ؛ يساهم في الرقابة الإدارية. من ناحية أخرى، تساعد التقارير الجانبية في التنسيق في المنظمة، بحيث يعتبر التقرير الذي ينتقل بين الوحدات من نفس المستوى التنظيمي (إدارات الإنتاج والمالية) أفقيًا.

التقارير الداخلية أو الخارجية

التقارير الداخلية هي التقارير المتعلقة بما هو داخل المنظمة. أما التقارير الخارجية فهي معدة للتوزيع خارج المنظمة وهي مثل التقارير السنوية للشركات.

تقارير دورية

يتم إصدار التقارير الدورية في مواعيد مجدولة بانتظام، وعادة ما تكون موجهة نحو الأعلى وتخدم الرقابة الإدارية، والنماذج المطبوعة مسبقًا والبيانات التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر تساهم في توحيد التقارير الدورية.

تقارير وظيفية

يشمل هذا التصنيف التقارير المحاسبية والتقارير التسويقية والتقارير المالية ومجموعة متنوعة من التقارير الأخرى التي تأخذ اسمها من الاستخدام النهائي للتقرير.

ما عناصر التقرير البحثي

عادة ما يتضمن التقرير الناجح مجموعة من الأمور المهمة، ملخصة في النقاط التالية

  • وصف لتسلسل الأحداث أو الموقف.
  • بعض التفسيرات لأهمية هذه الأحداث أو الموقف، سواء كان ذلك تحليلك فقط أو أنك تعتمد على آراء الآخرين.
  • قم بتقييم حقائق أو نتائج بحثك.
  • ناقش النتائج المحتملة لمسارات العمل المستقبلية.
  • توصيات لمسار العمل.
  • الاستنتاجات.